Как не срывать сроки проекта
Сроки срываются не в последнюю неделю. Обычно отставание копится с первых недель, но становится заметным, когда исправлять уже поздно. Ниже — практики, которые делают отставание видимым рано и дают время на реакцию.
1. Оценивайте вместе с исполнителями
Оценка, которую дал руководитель за команду, — пожелание, а не оценка. Спросите тех, кто будет делать работу, и уточните, что входит в «готово».
2. Считайте в рабочих днях по календарю
Праздники, переносы выходных и отпуска съедают недели. Длительность в рабочих днях и производственный календарь сразу показывают, что «две недели» в мае — это не то же самое, что «две недели» в марте.
3. Связывайте работы, а не ставьте даты руками
Ручные даты не двигаются, когда сдвигается предыдущая работа. Связи между задачами пересчитывают расписание сами — и показывают реальную дату окончания. См. «Как построить диаграмму Ганта».
4. Знайте свой критический путь
Срок проекта определяет одна или несколько цепочек работ — критический путь. Следите за ними в первую очередь и ускоряйте прежде всего их. См. «Критический путь простыми словами».
5. Держите резерв там, где он нужен
Резерв, размазанный по всем задачам, обычно съедается («работа заполняет отведённое время»). Надёжнее держать запас в конце цепочки или перед важной вехой и видеть, сколько его осталось.
6. Ставьте вехи каждые 2–4 недели
Веха — проверка, что проект идёт по плану. Если вех нет, вы узнаете об отставании в конце. Вехи должны быть результатами, которые можно проверить: «прототип показан заказчику», а не «50 % разработки».
7. Зафиксируйте базовый план и сравнивайте с ним
Без базового плана нельзя сказать, отстаёт ли проект: даты просто «уточняются». Сравнивайте прогноз с утверждённым планом каждую неделю. См. «Базовый план и прогноз».
8. Объясняйте сдвиги, а не только фиксируйте их
«Веха сдвинулась на 5 дней» — факт. «Веха сдвинулась на 5 дней из-за задержки поставки, вот меры» — управление. Для каждого сдвига важно понимать, какая работа его вызвала.
9. Управляйте изменениями явно
Новые требования без пересмотра сроков могут привести к срыву проекта. Любое изменение объёма должно сопровождаться вопросом «что это сдвинет» и решением, кто принимает последствия.
10. Ведите риски и вопросы рядом с планом
Задержка часто начинается с нерешённого вопроса или сработавшего риска. Если у вопроса есть ответственный и срок, а риск привязан к работе, на которую влияет, проблему видно до того, как она сдвинет сроки. См. «Реестр рисков проекта».
Короткий чек-лист на неделю
- Что на критическом пути отстаёт?
- Какие вехи ближайшего месяца под угрозой?
- Какие вопросы ждут решения дольше срока?
- Какие риски красной зоны изменились?
- Какие изменения объёма появились и согласованы ли их последствия?
Где это вести
В Etapero сроки считаются по связям и производственному календарю, критический путь и работы с малым резервом подсвечены, отставание от базового плана видно на строках и вехах, а риски и вопросы ведутся рядом с работами, на которые влияют.