Этапы управления проектом: от идеи до закрытия

Проект — это временная работа с понятным результатом, сроком и бюджетом. Временная — значит, у неё есть начало и конец, и этим проект отличается от текущей операционной работы. Почти любой проект, от запуска продукта до переезда офиса, проходит пять этапов. Ниже — что происходит на каждом и что должно появиться на выходе.

1. Инициация: зачем мы это делаем

Задача этапа — договориться, что проект вообще нужен, и зафиксировать, каким должен быть результат.

Цель и критерии успеха. Не «внедрить систему», а «к 1 марта все 40 менеджеров ведут сделки в системе, отчёт собирается автоматически».
Границы. Что входит в проект и, что важнее, что не входит.
Заинтересованные стороны. Кто заказчик, кто принимает результат, на кого проект повлияет.
Крупные риски и допущения, которые видны уже сейчас.

Итог этапа — паспорт (устав) проекта: короткий документ с целью, сроком, бюджетом, руководителем и спонсором. Он даёт руководителю проекта полномочия.

2. Планирование: как мы это сделаем

Самый трудоёмкий этап. Здесь общая цель превращается в план, по которому можно работать.

Структура работ (WBS) — разбиение результата на фазы, пакеты работ и задачи. Подробнее — в статье «Иерархическая структура работ».
Оценки длительности и трудоёмкости.
Зависимости между работами и расписание — обычно в виде диаграммы Ганта.
Ресурсы и ответственные. Кто делает каждую работу и не перегружен ли он.
Реестр рисков с мерами реагирования.
Правила коммуникаций: какие встречи, какие отчёты, кому и как часто.

Итог — план управления проектом и базовый план: утверждённые сроки, с которыми потом будут сравнивать факт. Состав плана описан в статье «План управления проектом».

3. Исполнение: делаем

Команда выполняет работы, руководитель проекта снимает препятствия, распределяет задачи, решает вопросы и держит в курсе заинтересованные стороны. На этом этапе появляется основная часть результата — и основная часть неожиданностей.

Хорошая практика — вести открытые вопросы отдельно от задач: у каждого вопроса есть ответственный, срок и записанное решение. Иначе решения теряются в переписке.

4. Мониторинг и контроль: идём ли по плану

Контроль идёт параллельно с исполнением, а не после него.

Сроки: сравнение прогноза с базовым планом, отслеживание вех и критического пути.
Риски: регулярный пересмотр реестра, новые риски, сработавшие риски.
Изменения: любое изменение объёма, срока или бюджета проходит через решение, а не «тихо».
Статус: короткий регулярный отчёт — что сделано, что отстаёт и почему, какие решения нужны.

Итог — своевременные решения: перепланировать, добавить ресурсы, сократить объём или согласовать новый срок.

5. Закрытие: сдаём и делаем выводы

Проект закрывается, когда результат принят. На этом этапе:

результат официально передаётся заказчику или в эксплуатацию;
закрываются договоры и снимаются доступы;
команда проводит ретроспективу: что сработало, что нет, что взять в следующий проект;
документы и уроки сохраняются там, где их найдут следующие команды.

Закрытие часто пропускают — и повторяют те же ошибки в следующем проекте.

Этапы не всегда идут по очереди

В классическом (каскадном) подходе этапы следуют друг за другом. В гибких подходах планирование и исполнение повторяются короткими циклами. Но и там есть начало проекта, контроль и закрытие. Как выбрать подход — в статье «Водопад, Scrum, Kanban и гибрид».

Где это вести

В Etapero у проекта есть паспорт с целями, структура работ с диаграммой Ганта и базовым планом, реестр рисков и открытые вопросы с решениями, а портфель показывает состояние всех проектов на одной странице.